• Fase 3b. Startoverleg uitvoeren

  • Procesregie: acties procesregisseur

    1. Heet iedereen welkom en maak kennis:
      • Verwelkom de eerste keer een kwartier voor aanvang de klant en informeel netwerk.
      • Leg nogmaals (kort) de werkwijze uit.
      • Verwelkom de andere betrokkenen en schenk koffie en thee.
      • Stel jezelf kort voor en laat iedereen zich kort voorstellen met naam, organisatie en functie en relatie tot de klant.
    2. Bespreek het doel en agenda:
      • Vraag de klant om aanleiding en doel van het overleg te vertellen en vul evt. aan. 
      • Geef de agenda en tijdsduur aan en vraag commitment.
    3. Ontwikkel het ondersteuningsplan door onderstaande items te bespreken en in te vullen:Indien er zorgen zijn over onveiligheid, vervolg met het Veiligheidsplan.
      • Inventariseer de krachten en de zorgen, start bij de klant en vervolg met de betrokkenen.
      • Inventariseer of de klant en gezinsleden eerder relevante hulp hebben gekregen.
      • Reflecteer over de gehele situatie en maak een integrale analyse. Bespreek samenhang van de krachten en zorgen en patronen.
      • Bespreek het gewenste resultaat.
      • Inventariseer of er zorgen zijn rondom onvoldoende basiszorg en/of onveiligheid.
    4. Ontwikkel het Veiligheidsplan door onderstaande items te bespreken en in te vullen:
      • Inventariseer de krachten op bestaande veiligheid en de zorgen over onveiligheid.
      • Inventariseer de complicerende factoren.
      • Laat betrokkenen de veiligheidsschaal invullen.
      • Maak veiligheidsafspraken.
      • Vul de doelencheck in.
      • Laat bij de klant het Veiligheidsplan ondertekenen.
    5. Vervolg vervolgens met het ondersteuningsplan indien er nog tijd en energie over is. Maak indien gewenst een nieuwe afspraak om het overleg te vervolgen:Geef informatie over de verantwoordelijkheden bij uitvoering en regie.
      • Vraag de klant vervolgens welke (overige) zorgen prioriteit hebben.
      • Stel gezamenlijk doelen vast en noteer deze in het ondersteuningsplan.
      • Leg gezamenlijk per doel actie(s) vast en noteer deze in het ondersteuningsplan.
    6. Stel gezamenlijk een nieuwe datum en tijd vast voor het volgende overleg.
    7. Vraag de klant hoe zij het overleg hebben ervaren en doe een rondje rondvraag. 
    8. Bedank alle betrokkenen voor hun aandacht en inzet en geef na afloop de gelegenheid om vervolgafspraken te maken voor het uitvoeren van acties.
    9. Ga naar fase 4.

    Casusregie: acties casusregisseur

    1. Neem deel aan het startoverleg volgens de structuur zoals genoemd op de vorige pagina ‘Procesregie: acties procesregisseur’.
    2. Geef informatie beknopt en helder.
    3. Wees proactief en meewerkend, zodat het overleg binnen de gestelde tijd afgerond kan worden.
    4. Na afloop is er de gelegenheid om vervolgafspraken te maken voor het uitvoeren van acties. Gebruik dit alleen voor het uitvoeren van acties. Ga daarna direct uit elkaar. 
    5. Ga naar fase 4.
  • Toelichting

    1. Bij een overleg zijn meestal meerdere partijen aanwezig: klant, familie, vrienden, jeugd- en volwassenzorg, casusregisseur(s) en de procesregisseur. Al deze partijen hebben hetzelfde belang: iedereen streeft ernaar dat het goed gaat met de klant. Maar dan... de invulling van wat goed is, wat eenieder in het belang van de klant acht, de omstandigheden die dit mogelijk of onmogelijk maken, de organisatorische, inhoudelijke en persoonlijke dilemma’s, visies op opvoeden, welzijn, basiszorg… Allerlei factoren zorgen ervoor dat de invulling ‘het gaat goed met de klant’ door eenieder op een andere wijze kan worden uitgelegd.  Als voorzitter is het jouw taak daar leidend in te zijn en structuur in aan te brengen.
    2. Hou vast aan de agenda en de tijd. Laat een overleg niet uitlopen.
    3. Geef de klant een centrale positie in het overleg. Het gaat om de invulling van zijn/haar leven.
    4. Start telkens bij de klant bij een nieuw item (krachten, zorgen, doelen, acties). Vraag vervolgens gezinsleden, informeel netwerk en daarna het formeel netwerk naar hun mening. Dit versterkt zelfregie en samenredzaamheid.
    5. Voer de krachten- en zorgenanalyse systeemgericht uit. Voor gezinnen, kinderen en/of jongeren kan de GIZ-methodiek worden ingezet en voor volwassenen de Zelfredzaamheidsmatrix. Ook het ‘spinnenweb’ van de positieve gezondheid kan een goed hulpmiddel zijn. Gebruik voor risicotaxatie de CFRA of ARIJ.
Gebruik voor veiligheidstaxatie de ARIJ of de Delta Veiligheidslijst. Zet deze taxatie instrumenten alleen in wanneer je hierop bent geschoold.
    6. Ontwikkel het plan in gewone mensentaal. Gebruik geen vakjargon en citeer degene die verwoord.
    7. Vul het ondersteuningsplan en eventueel het Veiligheidsplan samen met de klant en betrokkenen in en zorg dat deze voldoet aan de kwaliteitscriteria.
    8. Benoem een procesregisseur indien dit nog niet was vastgesteld en sluit zoveel mogelijk aan bij de wens van klant.
    9. Zorgen over onveiligheid, kunnen in alle fasen worden gesignaleerd. Probeer door een goede intake zorgen helder te krijgen. Hierdoor kun je, indien nodig, al in een vroegtijdig stadium een veiligheidsplan ontwikkelen samen met de klant. Het verdient de voorkeur om in één gesprek een veiligheidsplan te ontwikkelen en daarna op korte termijn het ondersteuningsplan. De reden hiervoor is dat het ontwikkelen van een veiligheidsplan veel energie en tijd kan kosten. Wanneer de zorgen over onveiligheid pas tijdens het overleg nar voren komen, dan kan tijdens het overleg worden overgeschakeld naar het veiligheidsplan. Maak dan op korte termijn na dit overleg een afspraak voor een vervolgoverleg om het ondersteuningsplan (af) te ontwikkelen.
    10. Afhankelijk van het aantal leden van het huishouden, de complexiteit van de problematiek op de leefgebieden en de complexiteit van stoornissen van leden van het huishouden, kan het zijn dat voor het ontwikkelen van een ondersteuningsplan of veiligheidsplan meerdere overleggen nodig zijn.
    11. Verantwoordelijk is:
      • voor het uitvoeren van de acties en afspraken: klant, gezinsleden, familie, vrienden, professionals.
      • voor regie over de dagelijkse ondersteuning van een persoon of gezin: casusregisseur.
      • voor het faciliteren van de samenwerking tussen betrokkenen: procesregisseur.
      • voor oplossen van stagnatie in de uitvoering van het ondersteuningsplan: procesregisseur.
    12. Ga na afloop direct weg na het overleg. Blijf niet hangen om andere professionals of de regisseur te spreken over de klant of andere casussen. Wanneer professionals langer blijven dan de klant na het overleg, kan dit het gevoel van transparantie aantasten.