• Fase 3a. Startoverleg voorbereiden

  • Procesregie: acties procesregisseur

    1. Bereid samen met de klant het plan voor.
    2. Vul persoons- en contactgegevens in.
    3. Inventariseer betrokkenen uit het informeel en/of formeel netwerk.
    4. Vraag de klant of er een voorkeur voor de procesregisseur is.
    5. Indien minderjarig en voldoet aan criteria VIR: geef aan dat jeugdige in de VerwijsIndex Risicojongeren wordt gesignaleerd.
    6. Voor zover gewenst: vul samen met de klant het plan in concept in.
    7. Geef de klant aan dat het plan tijdens het overleg met betrokkenen wordt besproken en vastgesteld.
    8. Geef de klant bij een digitaal plan toegang tot het plan.
    9. Stel samen met de klant vast welke betrokkenen worden uitgenodigd.
    10. Stel samen met de klant vast wie zeker bij het overleg aanwezig moeten zijn.
    11. Stel met de klant een aantal data + tijden vast.
    12. Stel een datum en tijd met de klant en degenen die aanwezig moeten zijn vast.
    13. Zorg voor een rustige locatie, koffie en thee.
    14. Zorg voor materiaal om het plan in gezamenlijkheid vast te kunnen leggen, bijvoorbeeld met een beamer en laptop.
    15. Stuur betrokkenen een uitnodiging.
    16. Vul zoveel mogelijk van tevoren de praktische gegevens in het ondersteuningsplan in:
      • Gegevens klant, leden gezin/huishouden, procesregisseur, betrokken familie en vrienden en betrokken professionals
      • Overige gegevens: toestemming, signaal Verwijsindex Risicojongeren, eventueel gegevens voor een beschikking.
    17. Indien gewenst: vraag secretariële ondersteuning aan een collega of betrokkene.
    18. Indien voorzitter: bereid jezelf op het voorzitterschap voor.
    19. Richt een half uur voor aanvang de locatie in, zodat je rustig kunt starten.
    20. Indien jezelf betrokkene bent bij het overleg: bereid jezelf voor.
    21. Ga naar fase 3b.

    Casusregie: acties casusregisseur

    1. Bereid samen met de klant de inbreng tijdens het overleg voor.
    2. Indien minderjarig en voldoet aan criteria VIR: geef aan dat jeugdige in de VerwijsIndex Risicojongeren wordt gesignaleerd.
    3. Bereid jezelf voor op het overleg.
    4. Ga naar fase 3b.

     

  • Toelichting

    • Gebruik voor het vaststellen van de procesregisseur de regiekaart. 
    • Tijdens het traject wordt vraaggericht gewerkt. Dat betekent dat de klant zelf een voorkeur kan uitspreken voor een procesregisseur uit het eigen netwerk. Wanneer de klant een voorkeur heeft uitgesproken, wordt besproken of dit mogelijk is. Indien dit niet mogelijk of wenselijk is, wordt in gezamenlijkheid besproken wie de rol als procesregisseur gaat vervullen. 
    • Wanneer er geen partij is die procesregie op zich wilt nemen, gebruik dan de regiekaart waarbij indien nodig, gebruik gemaakt wordt van de criteria voor op- en afschalen.
    • Verwijsindex Risicojongeren is een hulpmiddel bij het voeren van regie: het brengt betrokken professionals in contact zodat afstemming kan plaatsvinden. 
    • In de acties wordt een onderscheid gemaakt in betrokkenen die zeker aanwezig moeten zijn en andere betrokkenen. Zo zorg je ervoor dat de betrokkenen die er zeker bij moeten zijn ook aanwezig zullen zijn.
    • Bespreek altijd de rol van de life-time betrokkenen. Dat zijn de huisarts, langdurige behandelaars en begeleiders zijn. Voor jeugd zijn dit de jeugdgezondheidszorg en/of het onderwijs. Voor volwassenen kunnen dat ook zijn casemanagers dementie, wijkverpleging, Wmo-aanbieders. Vanuit het informele netwerk kunnen dat familieleden/mantelzorgers en/of vrienden zijn. Dit zijn belangrijke betrokkenen, die een groot verschil kunnen maken in de effectiviteit.
    • Breng het netwerk in kaart met hulpmiddelen als genogram, ecogram of bolletjesschema.
    • Vraag door! Neem geen genoegen met alleen directe familieleden, welke mensen zijn er nog meer? Denk aan: vrienden, buren, ouders van vriendjes/vriendinnetjes van de jeugdigen, vroegere buren of vrienden, familieleden, mensen van de kerk, sportclub en dergelijke.
    • Behulpzame vraag: wie vinden het belangrijk dat het goed gaat met jou/jouw partner/familielid/kind?
    • Inventariseer welk type steun deze mensen bieden: praktisch, emotioneel, financieel? De bijdrage kan ook bestaan uit denkkracht en getoonde betrokkenheid.
    • Krijg helder welke steun mensen in het netwerk bieden om de situatie te verbeteren.
    • Wees vasthoudend en zet door, ook als het netwerk niet meteen toehapt op de uitnodiging of eigenlijk niet meteen iets praktisch wil doen, denkkracht is ook van belang.
    • Wanneer de klant weinig of geen netwerk kan benoemen, kan ook het versterken van het sociaal netwerk een doel zijn. De interventie Sociale Netwerk Versterking (SNV) kan daarbij behulpzaam zijn.
    • Een goede voorbereiding is het halve werk
    • Zorg dat betrokkenen op de hoogte zijn van de bedoeling van het overleg. Zoveel mogelijk vertelt de klant dat zelf aan betrokkenen.
    • Voor het startoverleg kun je eventueel gebruik maken van een digitale planner, zoals datumprikker. Dit is eenmalig, omdat aan het eind van elk overleg direct een nieuwe datum wordt gepland voor het volgende overleg.
    • Reserveer tijdig een locatie, een beamer, laptop en indien gewenst een flap-over. Zorg ervoor dat de locatie rustig is en er weinig inkijk van buitenstaanders mogelijk is.
    • Neem voldoende tijd om jezelf voor te breiden.
    • Als professioneel betrokkene zorg je er voor de krachten en zorgen van tevoren met de klant te hebben besproken. Dit is prettig voor de klant, hij/zij kan zich zo beter voorbereiden en kan vertrouwen op een transparante en heldere communicatie. Hierdoor kan zij/zij zich focussen op het overleg en hoeft niet bang te zijn dat er onverwachte zaken aan de orde worden gesteld.
    • Als voorzitter bedenk je op welke manier je het voorzitterschap gaat vormgeven: 
    • Ga je zowel voorzitten als het plan invullen? 
    • Vraag je een collega of secretarieel medewerker om het plan in te vullen tijdens het overleg?
    • Bedenk hoe je het overleg gaat voorzitten. Wees duidelijk als voorzitter en pak je rol.
    • Aandachtspunten bij het voorzitten zijn onder andere:  
      • Hoe zorg je ervoor dat de klant echt centraal staat?
      • Hoe zorg je ervoor dat de klant regie voert op inhoud?
      • Hoe voer je regie op het proces?
      • Hoe zorg je ervoor dat de agenda wordt gevolgd en dat binnen de vastgestelde tijd een plan wordt gemaakt?